Télésecrétariat

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Offrez-vous les services d'un secrétariat téléphonique haut de gamme.

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03 23 08 82 51
E-mail
contact@groupa2m.fr
Adresse :
164 rue de la Chaussée Romaine, ZAC la Vallée, 02100 Saint Quentin
Que vous soyez free-lance, professions libérales ou artisans, vous êtes concentrés sur le développement de votre activité et vous manquez de temps pour gérer votre administratif.

Ne freinez pas l’expansion de votre entreprise pour un problème de secrétariat, externalisez cette activité chez des professionnels.
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Profitez de la flexibilité et du professionnalisme de nos assistantes de direction. Elles assurent pour le compte de votre société toutes les activités administratives ou commerciales :

  • Prise de rendez-vous et gestion en continu de votre agenda
  • Réception de votre courrier : enregistrement et numérisation
  • Rédaction de votre courrier : impression, mise sous plis, affranchissement et envoi
  • Rédaction de vos rapports et mise à disposition sous format numérique : expertises médicales ou judiciaires …
  • Numérisation et archivages de vos documents
  • Gestion de vos devis et de vos relances
  • Saisie des règlements de vos factures et mise à jour de votre logiciel
  • Remises en banque

Profiter d’une permanence téléphonique

Notre expérience nous permet de nous adapter à chaque type d’entreprise et de proposer des services correspondant à tous les secteurs d’activité. Pour des missions de télésecrétariat de courte ou de longue durée (congés, surcharge de travail momentanée, besoin permanent, urgence…), nous pouvons nous adapter à tous vos besoins ! Depuis Saint-Quentin (02), GROUPA2M.FR peut prendre en charge les missions de télésecrétariat / secrétariat à distance pour tout type d’entreprises (TPE, PME, secteur médical ou juridique, etc.) souhaitant externaliser leur permanence téléphonique et leurs tâches administratives.

Du lundi au vendredi de 8h à 20h, nous pourrons répondre efficacement à tous les appels de vos clients en satisfaisant leurs requêtes. Après étude de votre dossier, nous pourrons également assurer des astreintes 7j/7 et 24h/24 pour votre permanence téléphonique. GroupA2M.fr vous propose également une solution de gestion de vos rendez-vous avec l’outil Easy Pro Planning®. Solution développée par nos services, nous enregistrons vos rendez-vous dans cet outil partagé dont vous pouvez consulter les mises à jour en temps réel : consulter votre planning, envoi des notifications par mail ou sms pour rester informer des ajouts, modifications ou suppressions.

Rédaction de vos documents

Si vous choisissez l’externalisation de votre télésecrétariat, GROUPA2M.FR pourra également effectuer pour vous la rédaction de documents à partir de vos brouillons, notes ou enregistrements vocaux mais aussi :

  • Saisie de textes à la demande
  • Relecture et correction de documents
  • Saisie de documents manuscrits
  • Traduction en anglais, allemand, espagnol et italien

Groupa2m.fr s’engage sur le respect de la confidentialité des données traitées, tous nos agents sont embauchés en CDI avec clause de discrétion et confidentialité. Nos activités sont traitées dans nos locaux, aucune sous-traitance auprès de travailleurs indépendants en télétravail.

Télésecrétariat : principe et définition

Le télésecrétariat consiste en le fait d’externaliser à une entreprise ou un prestataire extérieur les tâches relatives au secrétariat (gestion de rendez-vous, frappe de documents administratifs en tous genres, rédaction des devis et des factures etc…). Les échanges entre le prestataire et le client se font le plus souvent par mail pour gagner en réactivité. L’optique du secrétariat externalisé est de réduire les coûts de fonctionnements par rapport à une embauche classique puisque l’entrepreneur ne paie que la prestation. L’étendue de celle-ci est déterminée par contrat entre la société ou le prestataire et l’entrepreneur et peut évoluer, à la demande, en fonction des besoins de l’activité. Il est important de créer une relation de confiance avec le prestataire, pour pouvoir, en toute quiétude, lui confier tous les courriers importants de l’entreprise. C’est pour cette raison qu’il est toujours préférable d’avoir un interlocuteur basé en France, que l’on puisse joindre rapidement, en cas de demande urgente. Les aléas de la vie entrepreneuriale l’exigent bien souvent.  

Aller dans les boîtes d’intérim ou d’autres cabinets de recrutement est une solution quand on souhaite déléguer son secrétariat à une personne tierce. Pourtant, ce processus peut être long et laborieux, entre la demande, la réception et le tri des CV, le fait de recevoir les candidats etc… C’est pourquoi de nombreux entrepreneurs se tournent désormais vers des centres d’appels proposant une large gamme de prestations pouvant répondre à leurs attentes. Les démarches, pour plus de praticité et gagner en rapidité s’effectuent en ligne. Chaque demande fait l’objet d’un devis personnalisé, car les attentes ne sont pas les mêmes d’un client à un autre. Celui-ci voit son travail de secrétariat traité par des personnes aguerries, ayant une formation solide. Toutes les données traitées sont confidentielles, cette notion étant contractualisée.

Beaucoup de secteurs d’activités peuvent recourir à cette solution qualitative. Dans le milieu médical, la prise de rendez-vous est importante : il faut que l’agent en charge du télésecrétariat soit en mesure de proposer des solutions satisfaisantes à des personnes en souffrance. Il faut alors être en capacité de déterminer s’il y a nécessité de mettre le rendez-vous le jour même ou si la personne peut se permettre d’attendre quelques jours ; s’il ne s’agit par exemple que d’un renouvellement habituel de son traitement. Les avocats et les toutes les personnes travaillant dans le secteur juridique peuvent également être amenés à demander l’aide d’un centre d’appel pour du travail de télésecrétariat, afin de se consacrer à leurs rendez-vous clients.

Professions libérales, artisans sont encore quelques exemples d’entrepreneurs qui n’ont quelquefois que peu de temps à consacrer à leurs différentes tâches de secrétariat et apprécieront de trouver une aide extérieure pour les aider à tout gérer. Il est important de comprendre que des documents envoyés en temps et en heure, des rendez-vous qu’il est facile de prendre, en ayant un interlocuteur qualifié font partie intégrante de l’expérience client. Cet indicateur n’est jamais à prendre à la légère par un entrepreneur car il permettra par la suite d’évaluer la satisfaction clientèle et de mesurer sa fidélité.